Sveriges kommuner och regioner hanterar känsliga personuppgifter varje dag. Oavsett om det gäller socialtjänst eller hälso- och sjukvård hanterar offentliga institutioner stora mängder konfidentiell information. Att hålla dessa uppgifter säkra är inte bara en teknisk uppgift – det är nyckeln till att upprätthålla allmänhetens förtroende. Ett enda misstag kan avslöja privata detaljer, skada rykte och skapa allvarliga problem.
Under de senaste åren har flera lokala myndigheter drabbats av dataläckor och dataincidenter. Vissa orsakades av föråldrade behörigheter, medan andra berodde på personalfel eller oklara rutiner. Även när ingen data läcker ut fungerar dessa händelser som varningstecken. De har lett till att många kommuner har tittat närmare på hur de hanterar informationssäkerhet.
Bygga starkare interna system
Det sker nu en märkbar förskjutning mot förebyggande snarare än skadekontroll. Kommuner investerar i bättre system, tydligare policyer och smartare verktyg. Det räcker inte längre att förlita sig på föråldrade databaser eller allmänna IT-regler. Varje process som berör känsliga uppgifter måste ses över och skärpas.
Offentlighets- och sekretesslagen lägger den rättsliga grunden för hur personuppgifter ska hanteras, men lagar ensamma räcker inte. Kommuner behöver system som tillämpar dessa regler effektivt i det dagliga arbetet.
Digitala plattformar som Easit.se har trätt in för att stödja denna förändring. Easit erbjuder strukturerade verktyg för servicehantering som är byggda specifikt för offentlig sektors rutiner. Dessa system låter kommuner definiera åtkomstnivåer, automatisera incidenthantering och övervaka interna åtgärder på ett sätt som är lätt att följa. När verktygen matchar verkliga arbetsprocesser blir det mycket svårare för misstag att slinka igenom obemärkt.
ITSM:s roll i det dagliga arbetet
För att ytterligare stärka rutinerna använder många kommuner i Sverige nu ITSM. IT-servicehanteringsverktyg, som tidigare främst sågs i stora företag, vinner mark inom kommunerna.
Dessa plattformar hjälper personalen att följa korrekta steg, logga aktivitet och hålla sig informerad när något behöver åtgärdas. För hantering av känsliga uppgifter gör detta en verklig skillnad.
En glömd kryssruta eller ett missat godkännande kan upptäckas av systemet innan det blir en risk. Använd på rätt sätt gör ITSM i Sverige det möjligt för lokala kontor att hantera fler uppgifter med mindre osäkerhet.
Tydlig dokumentation är en annan fördel. När processer spåras och organiseras är det lättare att granska vad som hände när ett problem uppstår. Det gör rapporteringen snabbare och hjälper till att förhindra att samma problem uppstår igen. Med tiden kan små justeringar baserade på dessa register avsevärt minska risken.
Utbildning och medvetenhet är fortfarande viktigt
Tekniken kan bara göra så mycket om folk inte vet hur man använder den. Ett stort antal fall av datafelhantering börjar med något enkelt – en felstavad adress, ett offentligt e-postmeddelande som skickats av misstag eller en dåligt skyddad bilaga.
Det är därför kommuner lägger mer kraft på utbildning och intern medvetenhet. Nyanställda lär sig grunderna i säker kommunikation, och befintlig personal får regelbundna uppdateringar och scenariobaserade övningar.
Enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) orsakades ungefär hälften av alla IT-incidenter som rapporterades av offentliga organisationer år 2024 av antingen mänskliga misstag eller systemfel, många kopplade till uppgifter som uppdateringar eller konfigurationsändringar. Den siffran visar hur viktigt det är att kombinera tekniska skyddsåtgärder med mänskligt stöd.
Att ge personalen enkla verktyg för att rapportera misstag eller flagga ovanlig aktivitet gör det mer sannolikt att problem åtgärdas tidigt.
Samarbeta för att förbättra standarder
Kommuner hanterar inte datasäkerhetsutmaningar på egen hand. Många arbetar tillsammans genom att dela verktyg, rutiner och till och med bygga system som följer nationella regler men passar lokala behov. Denna typ av lagarbete hjälper mindre kommuner att hålla jämna steg och gå snabbare framåt.
Idag är dataskydd en vanlig del av att driva offentliga tjänster. Med tydliga system som Easit, bättre användning av ITSM och starkare medvetenhet bland personalen bevisar Sveriges kommuner att enkla, praktiska förändringar kan göra stor skillnad.
Relaterat: Läs mer om cybersäkerhet i NewsVoice
